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개인정보파일 일제정비

(작성 기준일 2022. 3.)

근거

‣ 「개인정보 보호법」 제32조(개인정보파일의 등록 및 공개)

‣ 「개인정보 보호법 시행령」 제33조(개인정보파일의 등록사항)

‣ 「개인정보 보호법 시행령」 제34조(개인정보파일의 등록 및 공개 등)

‣ 「교육부 개인정보 보호지침」 제54조 ~ 제59조

세부

추진내용

□ 배경

〇 개인정보의 열람, 정정ㆍ삭제 및 처리정지 요청 등 정보주체의 권리 보장을 위해 공공기관이 보유한 개인정보파일 일제정비 필요

〇 공공기관이 보유하고 있는 개인정보파일 중 과다보유, 불필요한 파일을 정비하여 개인정보 처리의 적정성과 투명성 확보

□ 주요 내용 및 절차

‣ 주요 관리개선 내용

- 개인정보파일 전수조사를 통해 불필요하게 과다 운용 되거나, 보유기간 경과 또는 처리목적이 달성된 개인정보파일의 파기

- 미등록된 파일의 신규 등록 및 파일 변경사항 현행화

- 업무용PC 등에 보관된 개인정보(파일)의 파기 또는 보안조치

‣ 관리개선 흐름도

기관(부서)별 개인정보파일 전수조사 실시
			내부 검토 회의		후속조치 (등록, 삭제, 파기 등)
PC내 개인정보(파일) 전수조사 실시
			<주요 검토 내용>		<주의사항>
			∘ 지속운용 필요성 ∘ 최소수집원칙 준수 여부 ∘ 등록항목의 적정성 등		∘ 보유근거, 보유기간, 정보주체 수 확인 철저 ∘ 삭제, 파기 시 절차 준수, 파기 방법 준수 등

- 기관(부서)별 개인정보파일 및 PC내 개인정보(파일) 전수조사

- 기관(부서)별 내부 검토회의를 통해 지속운용 필요성, 최소수집원칙 준수 여부, 등록항목의 적정성 등 검토

- 검토 결과에 따른 후속조치

ㆍ지속 운용이 필요한 파일은 보유근거, 정보주체 수 등 확인 후 등록

ㆍ과다운용, 보유기간 만료, 처리목적 달성 등 운용 불필요한 경우 파기

유의사항

‣ 개인정보파일의 정보주체 수는 매년 변경되므로 일제정비 일자를 기준으로 변경(정보주체 수만 변경된 경우라도 반드시 변경 등록)

예) 스쿨뱅킹 학생수가 100명에서 102명으로 변경된 경우, 정보주체 수 수정

‣ 개인정보파일 일제정비 완료 후 변경사항을 개인정보 처리방침에도 반영

(개인정보파일명 변경 시)

※ 개인정보처리방침과 개인정보보호 종합지원시스템의 파일 목록이 일치하여야 함

☞ 추진시기: 교육청 업무 추진 시(교육청 공문 시행 시)

관련자료

1. 각급학교 개인정보파일 표준목록

2. 개인정보파일 일제정비 절차

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		각급학교 개인정보파일 표준목록

개인 정보 파일명	보유 목적	보유 근거	수집 방법	대상 개인 범위	대상 인원수	보유 기간	기록항목	열람 청구 부서	열람제한 항목	열람제한 사유	이용 제공 기관명	이용 제공 근거	이용 제공 항목
학교 생활 기록부	학생의 학업성취도 평가를 통한 내실화 도모	초·중등교육법 제25조, 같은 법 시행령 제106조의3, 같은 법 시행 규칙 제21조, 학교생활기록 작성 및 관리 지침 제7조	오프 라인, 시스템 연계	학생, 학부모	정확 하게 입력	준영구	사진,인적사항(성명,성별,주민등록번호,주소,특기사항),학적사항(출신학교,입학연도,졸업연도, 특기사항) 등	해당학교 정보 입력	없음	없음	초·중학교 : 전·편입학교 고등학교:진학희망대학, 병무청,전·편입 학교	고등교육법 시행령 제35조,초·중등교육법 제25조,병역법 제11조의2	사진, 인적사항, 학적사항 등
학부모서비스이용자 명단	학부모의 자녀정보 열람	교육 기본법 제23조의3	온라인	학생, 학부모	정확 하게 입력	회원탈퇴시 까지	학부모성명, 학부모 생년월일, 이메일, 전화번호, 주소, 자녀성명, 생년월일,신청자와의 관계, 학번, 승인일자	해당학교 정보 입력	없음	없음	없음	없음	없음
학생 건강 기록부 관리	학생건강기록 관리	학교 보건법 제7의3, 같은 법 시행령 제32조의2, 학교건강검사규칙 제9조, 학생건강기록부등전산처리및관리지침 제14조	오프라인, 시스템 연계	학생	정확 하게 입력	졸업후 5년	인적사항,전염병 예방접종, 신체의 발달사항,신체의 능력, 건강검진현황, 별도검사현황	해당학교 정보 입력	없음	없음	상급 학교, 전편입학교	학교보건법 제7조의3	성명, 성별, 주민등록번호, 혈액형 등
발전 기금 기탁자 관리	학교발전기금 기탁자 및 내역 관리	초·중등교육법 제33조, 같은 법 시행령 제64조, 같은 법 시행 규칙 제52조	오프라인	기탁자	정확 하게 입력	5년	성명, 상호, 사업자번호, 주민등록번호, 대표자성명, 주소, 전화번호	해당학교 정보 입력	없음	없음	없음	없음	없음
○○홈페이지 회원 정보	홈페이지 회원 관리	정보주체 동의	온라인	학교 홈페이지 가입회원	정확 하게 입력	졸업/회원탈퇴시 까지	회원유형, 성명, ID, 비밀번호, 생년월일, 이메일주소	해당학교 정보 입력	없음	없음	없음	없음	없음
민원 처리부	민원 접수 및 처리 관리	민원처리에관한법률 제9조, 같은 법 시행령 제6조, 같은 법 시행규칙 제3조, 정부산하공공기관 기록물관리 지침	오프라인	민원 신청자	정확 하게 입력	10년	성명, 주소, 연락처, 용도	해당학교 정보 입력	없음	없음	없음	없음	없음
학교 운영 위원회 명부	학교 운영 위원회 구성 및 운영 관리	초·중등교육법 제34조, 초·중등교육법시행령 제62조	오프라인	운영위원	정확 하게 입력	10년	성명, 주소, 전화번호	해당학교 정보 입력	없음	없음	없음	없음	없음
스쿨 뱅킹 (CMS) 정보	수납금 처리	정보주체동의 (학생 정보, 학부모 계좌 정보)	오프라인	학생,학부모	정확 하게 입력	졸업후 5년	학생-학년, 반, 번호, 성명, 생년월일/ 학부모-성명, 생년월일, 은행명, 계좌번호, 연락처	해당학교 정보 입력	없음	없음	은행	정보주체의 동의	학생-학년, 반, 번호, 성명/ 학부모-성명, 생년 월일, 은행 명, 계좌 번호

☞ 교육부 “각급학교 개인정보 수집업무 길잡이(초중고용)”에서 제공한 ‘개인정보파일 표준목록’

2
		개인정보파일 일제정비 절차

개인정보(파일) 일제정비(개인정보보호 종합지원시스템 공개)

□ 개인정보보호 종합지원시스템(http://intra.privacy.go.kr)에 접속

□ 담당자 등록(최초 한번)

구분(등록자)	역할	승인(등록) 처리	비고
개인정보 취급자	개인정보처리자의 지휘·감독을 받아 해당 기관의 개인정보의 처리에 관한 실무를 담당하는 사람	같은 학교(기관) 내 ´개인정보 보호책임자 및 총괄관리자´가 승인	□ ´OO학교(기관)´ 개인정보취급자는, □ ´OO학교(기관)´ 개인정보 보호책임자 (총괄관리자)가 승인
개인정보 보호총괄관리자 (개인정보 보호담당자)	개인정보 보호책임자 업무를 보좌하여 해당 기관의 개인정보 처리에 관한 실무를 총괄하는 사람	상위기관의 ´개인정보 보호책임자 및 총괄관리자´가 승인	□ 초‧중학교의 경우, ´관할 교육지원청´의 승인 □ 고등학교(기관)의 경우, ´시교육청´에서 승인
개인정보 보호책임자	해당 기관의 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄하여 책임지는 사람 □ 초·중·고 => 교장

□ 담당자 승인절차

개인정보취급자	→	기관(학교) 내 개인정보보호총괄관리자 또는 개인정보 보호책임자	승인완료

		기관(학교)의 개인정보보호총괄관리자 또는 개인정보 보호책임자	→	상위기관 개인정보보호총괄관리자	승인완료

□ 개인정보보호 종합지원시스템(http://intra.privacy.go.kr) 접속하여 공인인증서로 로그인

□ 개인정보파일의 일제정비

1. 개인정보파일 신규등록

(1) “개인정보파일 표준목록”이 등록되어 있지 않은 경우 신규등록 절차에 따라 정비

(2) 메뉴: [개인정보파일 > 개인정보파일처리 > 소속기관파일목록]에서 [등록]

2. 개인정보파일 파기

(1) 사업폐기 등 업무 자체가 없어질 경우 파기 절차에 따라 정비

☞ 예시: 학교 통폐합으로 인한 홈페이지 서비스 종료

(2) 메뉴: [개인정보파일 > 개인정보파일처리 > 소속기관파일목록]에서 파일명을 클릭, 하단의 [파기]

3. 개인정보파일 변경(현행화)

(1) 다음의 내용을 변경(현행화)

	개인정보파일 변경 내용
□ 변경사유: 취급담당자 변경, 정보주체 수 변경, 조직개편에 따른 부서명 변경, 보유기간 변경 등 □ 개인정보의 보유기간: “개인정보파일 표준목록”의 보유기간과 학교의 보유기간이 다를 경우 “개인정보파일 표준목록”의 보유기간에 맞게 변경 □ 취급담당자: 해당 개인정보파일을 담당하는 현재 담당자 이름으로 변경 □ 개인정보의 정보주체 수: 현재 정보주체 수로 변경 ※ 개인정보파일의 항목에 주민등록번호가 포함되면 안 되는 개인정보파일: 주민등록번호 항목 삭제 → “학교생활기록부”, “학생건강기록부”, “발전기금기탁자관리” 개인정보파일 이외는 주민등록번호 삭제 처리

(2) 메뉴

가. 로그인 후 개인정보파일 > 소속기관 파일목록 > 갱신하고자 하는 파일명을 클릭

나. 수정하고자 하는 개인정보파일명을 클릭한 후 하단의 변경 버튼을 클릭

다. 변경된 내용을 수정 한 후 하단의 변경 버튼을 클릭

- 임시저장 기능이 없으므로 반드시 한 번에 입력. 이미 변경했는데 수정이 필요할 경우 상위기관 담당자의 승인처리 완료 후 다시 변경 신청

(필요 시 상위기관 담당자에게 유선으로 반려요청)

4. 개인정보파일 등록(변경)·파기 승인여부 확인

○ 개인정보파일 등록(변경)·파기 승인 절차

▸ 학교(기관)의 개인정보취급자가 신청한 경우 ---- 방법 ①

☞ 같은 기관 내 개인정보 보호총괄관리자(또는 개인정보 보호책임자)의 승인을 받은 후,

☞ 상위기관의 개인정보 보호총괄관리자(또는 개인정보보호책임자)가 승인 후 등록(변경)·파기 완료

▸ 학교(기관)의 개인정보 보호총괄관리자(또는 개인정보 보호책임자)가 신청한 경우 ---- 방법 ②

☞ 상위기관의 개인정보 보호총괄관리자(또는 개인정보 보호책임자)가 승인 후 등록(변경)·파기 완료

<방법 ①>

<신청자> 개인정보취급자	→	<승인자> 기관(학교)의 개인정보보호총괄관리자	→	<승인자> 상위기관 개인정보보호총괄관리자	등록완료 (공개)

반려

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<방법 ②>

		<신청자> 기관(학교)의 개인정보보호총괄관리자	→	<승인자> 상위기관 개인정보보호총괄관리자	등록완료 (공개)

반려

○ 상위기관 승인이 완료되면, 소속기관 파일목록에서 보유중인 파일만 검색한 후 리스트를 체크하여 엑셀변환을 클릭 엑셀파일을 저장

○ 수정 저장한 엑셀파일을 내부결재 득함